国際会議の開催・協力に関する規程
国際会議の開催・協力に関する規程
57. 1. 21 制定、61. 7. 17 改訂
63. 7. 22 改訂 、9. 9. 24 改訂
14. 9. 19 改訂 16. 11. 30 改訂
18. 4. 25 改訂、 18. 6. 27 改訂
18. 7. 25 改訂、19. 6. 25 改訂
23. 4. 26 改訂、2012.3.21改訂
本規程は，情報処理学会（以下本学会という）が国際会議に関与する場合の諸手続きの基準を示し，事務処理を円滑にすることを目的とする。
１．国際会議の定義
1.1 定 義
本学会が関与する会議で，参加者が複数国にわたり，会議公用語が英語のものは，会議の目的，規模等にかかわらず，すべて国際会議として扱う。ただし，規格，標準化関係の審議等を行う会議は除く。
1.2 条 件
(a) 開催団体が学会相当のもの。
(b) その他理事会が承認したもの。
２．開催形式
2.1 単独主催
本学会が単独で主催する場合。
2.2 共同主催
(a) 労務，経費等の全部を負担する場合。
(b) 労務，経費等の一部を負担する場合。
(c) 経費のみ一部を負担する場合。
(d) 労務，経費等を負担しない場合。
ただし，(b),(c),(d) 項については共同主催先の組織委員会等へ委員を派遣することがある。
2.3 協賛，後援
労務，経費等は負担しない。
2.4 支援，協力
加盟団体，提携団体等が開催する会議を，特に本学会が支援，協力する場合の特別措置で，支援委員会を設けて対処する。
３．単独主催または共同主催国際会議の運営主体
3.1 運営主体が学会の国際会議（運営主体研究会が明白でない会議も含む）
3.2 運営主体が研究会の国際会議
４．処理手順
4.1 運営主体が学会の単独主催または共同主催国際会議の場合
(1) 理事の所掌
運営主体が学会の国際会議を所掌する担当理事（以下、4.1項において担当理事という）はその都度会長が定める。
(2) 申請書の提出
(a) 国際会議を計画する会員は，会長宛に国際会議組織委員長名で国際会議開催申請書を作成し、担当理事が指定する委員会等で開催主旨を説明し了承を得なければならない。
(b)担当理事は，結果を理事会に答申する。
(2) 理事会の承認
(a) 担当理事の答申を審議し，開催の可否を決定する。
(b) 担当理事は理事会の決定を申請書提出会員に通知する。
(c) 開催を承認した会議については必要により，対外折衝等を行う準備委員会を発足させることができる。
(3) 組織委員会等の発足
(a) 開催決定後は速やかに，会議の準備，運営を企画，推進する組織委員会等を発足させる。
(b) 委員長等は会長が委嘱する。
(c) 本学会との連絡を密にするために，担当理事が委員として参加する。
(d) 準備委員会または組織委員会が発足するまでは担当理事が会議に対して本学会を代表する。
(4) 他団体からの助成金・寄付金について
他団体から助成金、寄付金等を受ける場合、担当理事が必要と認めたものについては、理事会の承認を得て、会長名にて他団体へ要請することができる。
(5) 経過および結果の報告
(a) 準備運営は組織委員会に一任する。但し、国際会議開催申請書に記載の内容に変更もしくは何か他の問題が発生した場合には速やかに理事会に報告し、必要により審議，承認を得る。
(b) 組織委員会は，会議終了後，2ヵ月以内に国際会議中間終了報告書を担当理事に提出し， 最終的には会議終了後6ヶ月以内に国際会議終了報告書ならびに監査報告書をもって担当理事が指定する委員会等で終了報告し、審議を受けなければならない。
(c) 担当理事は、結果を理事会に報告する。
4.2 運営主体が研究会の単独主催または共同主催国際会議場合
(1) 申請書の提出
(a) 国際会議を計画する会員（研究会）は，会長宛に国際会議組織委員長名で国際会議開催申請書を作成し、その研究会の所属する領域委員会で説明し了承を得なければならない。
(b) 国際会議開催申請書は所属の領域委員会の了承を得たのち，調査研究担当理事より理事会に答申する。
(2) 理事会の承認
(a) 国際会議開催申請を審議し，開催の可否を決定する。
(b) 調査研究担当理事は理事会の決定を、所属する領域委員会と申請書提出会員（研究会）に通知する。
(c) 開催を承認した会議については必要により，対外折衝等を行う準備委員会を発足させることができる。
(3) 組織委員会等の発足
(a) 開催決定後は速やかに，会議の準備，運営を企画，推進する組織委員会等を発足させる。
(b) 本学会との連絡を密にするために，運営主体研究会の主査、幹事または運営委員が委員として参加する。
(c) 準備委員会または組織委員会が発足するまでは国際会議組織委員長または運営主体研究会主査が会議に対して本学会を代表する。
(4) 他団体からの助成金・寄付金について
他団体から助成金、寄付金等を受ける場合、所属領域委員会が必要と認めたものについては、理事会の承認を得て、会長名にて他団体へ要請することができる。
(5) 経過および結果の報告
(a) 準備運営は組織委員会に一任する。但し、国際会議開催申請書に記載の内容に変更もしくは何か他の問題が発生した場合には所属領域委員会へ速やかに報告し理事会にて必要により審議，承認を得る。
(b) 組織委員会は，会議終了後，２ヵ月以内に国際会議中間終了報告書を所属領域委員会に提出し，最終的な報告は会議終了後６ヶ月以内に国際会議終了報告書ならびに監査報告書を所属領域委員会に提出終了報告し、審議を受けなければならない。
(c) 調査研究担当理事は、結果を理事会に報告する。
4.3天災等による国際会議開催の中止・延期の手続きについて
学会理事会において開催承認がされた運営主体が学会または研究会の国際会議について、当該国際会議の開催が困難となるような地震・台風・雷・洪水・噴火・津波等による大規模な天災に見舞われた場合の、当該国際会議開催の中止または延期の手続きに関して、原則として以下のとおり定める。
なお、このような天災に見舞われた場合、その時々の被害状況にもよるため、状況に応じて当該国際会議を所掌する担当理事、理事会で判断をする。
当該国際会議の開催が困難となるような天災に見舞われた場合には、できるだけ速く当該国際会議組織委員会で開催の是非を検討し、国際会議組織委員会として、当該国際会議の開催について開催の中止・延期の意思決定を行い、以下の手続きにもとづいて処理をすすめる。
(1)当該国際会議として開催中止または延期の意思決定できたら、当該国際会議開催者は、速やかに国際会議のWebページやe-mail等で「開催中止または延期」の周知を行うとともに、既に当該国際会議への参加者から参加費を徴収している場合にはその返金処理や当該国際会議に保険をかけていれば保険の適用等、付随する一切の対応について当該国際会議開催者側で責任をもってすすめる。
(2)国際会議開催者は、開催中止の場合には国際会議開催中止申請書を、開催延期の場合には国際会議開催延期申請書を国際会議組織委員長名で当会会長宛（学会）に提出する。
【中止の場合】
会議概要、学会理事会での開催承認年月、中止理由、投稿論文の扱い、既に発生した支出負担（およその金額）、国際会議クロージング処理、その他学会への連絡事項を明記
【延期の場合】
会議概要、学会理事会での開催承認年月、延期後の開催期間と会場、延期理由、その他学会への連絡事項を明記
(3)学会は直近の理事会へ報告（理事会で確認）
(4)学会は理事会の結果を国際会議組織委員長宛に連絡
理事会からなんらかの意見、指示があった場合には、その意見、指示に従って当該国際会議開催者は対応をする。
(5)最終的には当該国際会議開催者は、開催延期・開催中止いずれの場合でも、通常に国際会議を開催した時と同様に国際会議のクロージングをすすめる。
※開催中止の場合でも、既に当該国際会議の開催、準備に向けて、当該国際会議専用の口座開設や何がしかの支出は発生しているはずなので、通常に国際会議を開催した時と同様に「国際会議開催の手引き」に従って国際会議のクロージング処理をすすめる。
・国際会議終了報告書作成
-【開催中止の場合】国際会議終了報告書（開催中止）を利用
-【開催延期の場合】通常どおりの国際会議終了報告書を利用
・財務報告書作成
・監査を受け監査報告書作成
(6)国際会議終了報告書、財務報告書、監査報告書を学会へ提出し理事会へ報告、承認を得る。
4.4 労務，経費等の負担のない共同主催の場合および協賛，後援等の場合
(1) 申請書の提出
(a) 申請者は、会議最高責任者名で協賛または後援依頼状を本学会会長宛てに作成し本学会へ送付する。その際、依頼文書に協賛・後援を希望する旨と、金銭および人的負担を当会に対して一切かけない旨を必ず明記する。
(b) 申請書とあわせて会議プログラム（企画書）ならびに承諾可否の回答書を同封する。
(2) 理事会承認および結果の連絡
(a) 申請書の内容を学会事務局、事業担当理事で確認後、直近の理事会にて審議する。
(b) 理事会審議後、本学会事務局から一両日中にＦＡＸ，郵便にて申請者へ結果を連絡する。
(3) 緊急を要する場合には，事業担当理事の判断により，会議への論文および参加募集を会告する旨を事務局長名で回答し，理事会に報告する。
4.5 支援，協力の場合
4.1 項に準ずるが，組織委員会に代え，国際会議支援委員会を組織し運営する。
(a) 本支援委員会をもって当該国際会議に対する本学会の連絡機関とする。ただし，本特別措置の適用は，以下のいずれかに該当する国際会議の場合に限る。
① 国際的な常設国際会議運営組織をもち，本学会代表が，その一員として加わっている者が行うもの。
② 日本国内において数年以内の周期で定期的に開催することを予定しているもの。
③ その他，理事会が承認したもの。
(b) 上記に対して設置する支援委員会は，当該国際会議の開催ごとに設置し，終了後解散する。
６．経理および事務処理等
6.1 専任事務局の設置
(a) 組織委員会は，専任事務局を設置する。
(b) 本学会事務局の役割は国際会議事務局に対する助言，協力等とする。ただし，職務を限定して事務の一部を本学会事務局が分担することがある。この場合に必要な経費は国際会議事務局が負担する。
(c) 参加費払込口座，事務連絡用私書箱等は国際会議事務局が専用のものを設定する。
6.2 経理等
(a) 国際会議会計は，会議ごとにそれぞれ個別に会計を設け，組織委員会が管理する。
(b) 国際会議会計の期間は準備委員会あるいは組織委員会の発足から解散までとする。
(c) 国際会議会計の予算および決算については、前述の申請書・報告書に含め理事会に諮り承認を得る。
(d) 国際会議予算には、支出項目に学会へのアドミニストレイティブ費用として参加費収入の５％をたてておく。
但し、共催相手がIEEEまたはIEEE-CSの国際会議の場合にはアドミニストレイティブ費用は、国際会議開催申請書に定めた責任分担（比率）に応じて共催学会で分配することとする（上記５％はたてない）。
(e) 理事会で承認された運営主体が学会の国際会議は、その準備，運営にあたり，必要な場合には貸付金として ３００万円までを会議終了後２ヵ月以内を返済期限として，無利子で一般会計から融資することができる。
(f) 理事会で承認された運営主体が研究会の国際会議は、その準備，運営にあたり，必要な場合には貸付金として ３００万円までを会議終了後２ヵ月以内を返済期限として，無利子で一般会計から融資することができる。また、運営主体研究会もしくは領域委員会の承認を得て援助金を区分経理上の研究会積立金の範囲で支出することができる。
(g) 会議の会計（決算書類等）監査は，以下のとおりとし、監査報告書を国際会議終了報告書と合わせて所属領域委員会または指定された委員会等へ提出する。
①主催，共催の国際会議において，収入あるいは支出が１，０００万円以上となる場合は公認会計士の会計監査を受けること（収入あるいは支出が、予算作成段階において１，０００万円以上である場合には、公認会計士の会計監査費用に関する予算措置をしておくこと）。
②共催においては，開催前に会計監査について共催者同士で方針をあらかじめ定め，その結果を国際会議申請書提出時点で合意点について明記すること。
③共催の場合，情報処理学会の監事監査と合意したときは，監事は情報処理学会内での監査責任を持ち，共催相手側に対する監査責任は生じないことを了解してもらうこと。
④資金が特定の企業からあるいは公的機関等の交付金などから発生している場合は，資金提供者の監査に対する意見を尊重し，それに従うこと。この場合， 会議が適正に開催されたことを証明する必要があるので，可能な限り公認会計士の監査を受けることが望ましい。
⑤資料（参加者記録，領収書，銀行通帳，ならびに金銭関係書類などのいかなる書類，等）は１０年間保管すること。
(h) 国際会議の剰余金が発生した場合には，その扱いを以下の順番で処理する。
剰余金を寄付金・基金等として拠出する場合の拠出先は、当会の目的に合致した他の公益法人に限る。
①剰余金を寄付金・基金等として当会の目的に合致した他の公益法人に拠出する場合
予め当該国際会議を所掌する担当理事（ならびに財務担当理事）の決裁を得るものとし、終了報告には、「国際会議剰余金の他の公益法人への拠出に関する届出書」ならびに振込票の写しを添付するものとする。
②剰余金を寄付金・基金等として当会の目的に合致した他の公益法人に拠出しない場合
予め国際会議開催申請書で定めた共催団体の負担割合に応じて剰余金を配分し、配分された剰余金は運営主体が学会の場合には一般会計へ繰り入れるが、特定の研究会が中心となって開催する場合には剰余金の１／３を当該研究会へ繰り入れ、残り２／３は一般会計に繰り入れる。運営主体が研究会の場合には剰余金の２／３をその国際会議の運営主体となった研究会（複数でも可、配分を予め国際会議開催申請書に明記する）の積立金に繰り入れ，残りの１／３は一般会計に繰り入れる。
(i)不足金が生じた場合には、運営主体が学会の場合には理事会の承認を得て予め国際会議開催申請書で定めた共催団体の負担割合に応じて学会が負担をする。
運営主体が研究会の場合には、研究会および領域委員会へ状況を報告し了承を得た後、予め国際会議開催申請書で定めた共催団体の負担割合に応じて研究会または所属領域委員会で負担をする。それでも不足金を補いきれない場合には、理事会の承認を得て学会が負担をする。
７．その他
7.1 本学会が主催，共催，協賛，後援，支援，協力する国際会議については，その要旨を会誌またはホームページに広報ならびに報告するものとする。
7.2 論文集等を出版する場合の著作権
（1）本学会主催の会議
・著作権の譲渡を受ける（本会著作権規程に準ずる）。譲渡できない場合は掲載を拒否することとする。ただし、依頼原稿の場合で特別な事情がある場合は当該会議の主催者に判断を委ねる。
・会議の主催者がWWWで論文を公開する場合は、有料・無料の判断も含め会議主催者の判断に委ねる。ただし、発表前の公開については著者の了解を得ること。
（2）本学会共催の会議
・共催学会と著作権に関する覚書を交わす。原則として著作権は共催学会の共有とし、著作権を譲渡してもらう（第27条 翻訳権、翻案権等、第28条 二次的著作物の利用に関する原著作者の権利を含む）。ただし、共催学会との間で別段の取り決めがある場合はそちらを優先する。
・以下の項目は、必ず共催学会間の覚書に含めること。また著者にもあらかじめ通知しておくこと。
・著作権の所在
・著作権の譲渡を拒絶された場合の対応（譲渡できない場合は掲載を拒否するなど）
・著作者の利用申請と第三者からの転載申請への対応（両学会に申請するのか、どちらか一方の学会に申請すればよいのかなど）
・著者が自身の論文をWWWで公開することの可否（可の場合はその時期）
・本会（または会議主催者）が論文をWWWで公開することの可否（可の場合はその時期）
・本会（または会議主催者）がCD-ROM等の媒体を作成または販売することの可否
・論文集には、共催学会の名称、著作権表記および開催日等の必要な事項を明示すること。
7.3 参加国の取扱い
正常な国交の保たれていない国または地域の機関に対しては，会議案内等は送付しないものとする。ただし，個人に対する取扱いは制約しないものとし，会議にこれらの国または地域の者が個人として参加することは妨げないものとする。
7.4 査証（visa）発行のための招聘状
原則として発表者、共著者およびその国際会議の委員（関係者）に対して発行する。なお、必要に応じてその会議の組織委員長および学会が認めたものに対しても発行できる。
7.5 国際会議の保険
共催相手の条件に従って保険をかける。
7.6 資料等の保管
国際会議終了後，資料等は学会事務局が引継ぎ，10年間保管するものとする。
7.7 この規程を変更する場合は，理事会の議決を経ることを要する。
7.8 2012年3月21日の改訂は理事会決議の日から発効し、2012年4月1日より施行する。