研究発表会の開催について

研究発表会は年度計画にそって、以下の手順で開催してください。
◎ 他学会等と共催、協賛などで開催する場合には申請が必要です。→ 研究発表会の共催・協賛等

1. IPSJカレンダーへ案内を掲載

発表募集／参加募集の掲載

  1. WebのIPSJカレンダーに掲載します。開催日時・会場・発表申込締切日・担当幹事情報等を事務局担当者宛にご連絡ください。
  2. 発表申込を締め切ったら、プログラムをご連絡ください。プログラムをIPSJカレンダーに掲載します。IPSJカレンダーに掲載するプログラムの雛型はこちら。

開催案内は以下の2点に掲載されます。
学会Web
IPSJカレンダー		 参加募集 掲載用プログラム等提出：約2ケ月前
論文募集 論文募集原稿提出：研究発表会3ヶ月前を目途に提出。（発表申込締切日は研究発表会2ヶ月前のプログラム作成を目途に、適宜設定。）
IPSJメールニュース
見本（PDF　68KB）		 参加募集 近日開催の研究発表会をIPSJメールニュースへ毎月下旬に送付。
論文募集 近日論文募集締切の研究発表会をIPSJメールニュースへ毎月下旬に送付。
 

2. 研究報告の作成

  1. 事務局で開催情報詳細を投稿システムに登録。
    投稿システムから担当幹事宛に幹事依頼メールを送信。
  2. 事務局はIPSJカレンダーで発表募集を行う。
  3. 担当幹事は、発表申込みに対して受領（採録）の通知メール（兼 原稿作成依頼メール）を送信。
  4. 発表申込みを締め切ったら、担当幹事は、原稿の掲載順・掲載分野をシステムに登録。
    目次・著者情報をcsvでダウンロードし、時間などを追加して作成したプログラムを事務局へ連絡。
  5. 事務局はIPSJカレンダーに参加募集（プログラム等）を掲載。
  6. 原稿が全て揃い掲載順が確定したら、担当幹事は印刷業者へ入稿完了を通知。
  7. 研究会開催初日の1週間前に電子図書館・研究発表会当日用サイトに掲載。
研究報告は以下の2ヶ所に掲載。
　⇒　電子図書館（情報学広場）
　⇒　研究発表会当日用サイト
 

3. 発表会開催準備・当日受付

［開催準備］

  1. 下記の必要事項を事務局宛連絡（E-mail可）　※ 開催3週間前迄
    1) 研究会当日受付セット等送付先（住所、所属、担当者名、Tel、E-mail 等）
    2) 電源タップ（6個口 5m）の貸出を希望される場合はその本数
    3) 開催必要経費（予算計上内の会場費、アルバイト代など）
       その他の経費は積立金を使用
  2. 参加申込システム（マイページ）の開始（事務局で準備）
  3. 会場の準備（研究会で準備）
  4. 開催必要経費は、基本的に事後精算。
  5. 研究会当日受付セット（電源タップ、受付記入用紙、USBメモリ等）は
    開催前日までに指定送付先に事務局から送付。　


［当日受付］

    -現地会場受付-
マイページから参加申込を行い、自動返信メールに記載の当日ダウンロードサイトから資料をダウンロードしてもらう。
ダウンロードが難しい方へは、資料用USBを貸出してください。
（受付でダウンロードしていただき、すぐにご返却頂いてください。）
参加者記入用紙に参加申込番号、氏名、所属先等を記入してもらう。
※参加申込番号が必要です。まだ参加申込されていない場合は、その場でご自身のスマホ等でマイページから申込してもらってください。

-オンライン開催の場合-
マイページから参加申込、自動返信メールに記載の当日ダウンロードサイトから資料をダウンロード、会議URLから参加してもらう。
参加状況確認のため，研究会終了後，研究発表会参加者名簿（名前と所属だけでよい）を学会事務局まで送付してください。
※参加者名簿についてはhttps://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/9faeag0000011pch-att/03-san-zoom.pdf　の6.参加者名簿をZoom上で収集するをご確認ください。
    
　参加費の詳細は「研究発表会に参加する」のページをご覧ください。
 

4. 研究発表会終了後（荷物の返送・精算について）

［荷物の返送］
  • 研究会当日受付セット等は着払い（荷物に同封してある着払い伝票を使用。他の業者でも可）にて事務局へ返送。（1週間以内）
    ・同封の「研究発表会参加状況＆参加費収入明細」に記入をお願いします。
    ・備品（USBメモリや電源タップ）の数に不足がないか確認してください。

［精算について］
　支出があった場合は以下のページをご確認いただき精算してください。
　⇒ 各種支払について